Privacyverklaring

Rovein Agency is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, tenzij in een specifieke situatie schriftelijk anders is afgesproken.

Contactgegevens:

• Rovein Agency
• [Officiële juridische entiteit volgt]
• [Adres volgt]
• [KvK-nummer volgt]
• E-mail voor privacyvragen: info@rovein.nl
• Website: rovein.nl

De definitieve juridische bedrijfsgegevens worden aangevuld zodra de inschrijving van Rovein Agency is afgerond.

Afhankelijk van uw contact met Rovein Agency en de diensten waarvan u gebruikmaakt, kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

• naam, functie en bedrijfsnaam;
• zakelijk e-mailadres en telefoon- of mobiel nummer;
• website-URL en vestigingsplaats;
• inhoud van berichten, contactformulieren en correspondentie;
• informatie die u zelf over uw onderneming, marketing en doelstellingen verstrekt;
• gegevens die u invoert in formulieren, aanvragen of rekentools op de website;
• gekozen dienst, pakket, bronpagina en formuliergegevens;
• gegevens die u verstrekt bij het aanvragen van gratis videoadvies;
• gegevens die u verstrekt bij het aanvragen of inplannen van een kennismakingsgesprek;
• offertes, overeenkomsten, projectinformatie, feedback en goedkeuringen;
• factuurgegevens, betaalgegevens en gegevens voor automatische incasso indien van toepassing;
• technische en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, tijdstippen, serverlogs en gegevens die nodig zijn om misbruik te voorkomen;

• cookie-, analyse- en marketinggegevens indien dergelijke technologie wordt gebruikt en daarvoor, waar nodig, toestemming is verkregen;

• gegevens die u via WhatsApp, e-mail, telefoon, Google Meet of andere zakelijke communicatiekanalen verstrekt.

Rovein Agency vraagt u om geen bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige informatie via openbare formulieren te verstrekken, tenzij dit voor een specifieke opdracht noodzakelijk is en hierover vooraf passende afspraken zijn gemaakt.

Rovein Agency kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• contact opnemen naar aanleiding van een aanvraag of bericht;
• een kennismakingsgesprek inplannen en uitvoeren;
• aangevraagde informatie of persoonlijk videoadvies voorbereiden en verstrekken;
• de uitkomsten van een door u gebruikte calculator of andere tool tonen en opvolgen;
• offertes opstellen, onderhandelen en overeenkomsten sluiten;
• SEO- en GEO-dienstverlening uitvoeren;
• websites ontwerpen, ontwikkelen, beheren en optimaliseren;
• contentmarketing en socialmediadiensten uitvoeren;
• conversie-optimalisatie en leadopvolging uitvoeren;
• marketingautomatisering, analytics en andere overeengekomen marketingwerkzaamheden uitvoeren;
• projecten plannen, afstemmen, opleveren en ondersteunen;
• factureren, betalingen verwerken en de financiële administratie voeren;
• fraude, misbruik, spam en beveiligingsincidenten voorkomen en onderzoeken;
• rechten en verplichtingen uit overeenkomsten vastleggen en zo nodig juridische aanspraken onderbouwen;
• websitegebruik analyseren en de website en dienstverlening verbeteren wanneer dit rechtmatig kan en, indien vereist, na toestemming;

• zakelijke contacten informeren over relevante diensten, ontwikkelingen of aanbiedingen voor zover dit wettelijk is toegestaan;

• via e-mail, telefoon of WhatsApp opvolging geven aan aanvragen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Wanneer voor bepaalde commerciële elektronische communicatie toestemming vereist is, wordt deze communicatie alleen verstuurd wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Waar van toepassing wordt een eenvoudige mogelijkheid geboden om bezwaar te maken of u af te melden.

Rovein Agency verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie is dat:

• uitvoering van een overeenkomst, of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst op uw verzoek;

• een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld fiscale en administratieve bewaarplichten;
• een gerechtvaardigd belang, zoals normale zakelijke communicatie, het opvolgen van zakelijke aanvragen, beveiliging, fraudepreventie, verbetering van de dienstverlening en het voeren of onderbouwen van rechtsvorderingen, voor zover uw belangen en rechten niet zwaarder wegen;

• toestemming, bijvoorbeeld voor bepaalde niet-noodzakelijke cookies, tracking of vormen van elektronische marketing wanneer toestemming wettelijk vereist is.

Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming voor toekomstige verwerking intrekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór het intrekken van de toestemming.

Wanneer u een formulier invult, gebruikt Rovein Agency de verstrekte gegevens om uw aanvraag te beoordelen, de gevraagde informatie of dienstverlening te leveren en contact met u op te nemen.

Dit geldt onder andere voor:

• algemene contactaanvragen;
• aanvragen voor gratis persoonlijk videoadvies;
• interesse in een dienst of pakket;
• aanvragen via landingspagina's;
• andere formulieren waarmee u zelf contact met Rovein Agency initieert.

Formulieren kunnen technisch worden verwerkt via de website-infrastructuur en worden doorgestuurd naar de zakelijke systemen en inbox van Rovein Agency.

Beveiligingsmaatregelen zoals server-side validatie, spamdetectie en rate limiting kunnen technische gegevens verwerken om misbruik te voorkomen.

Gewone leads en contactaanvragen die niet tot een klantrelatie leiden, worden in beginsel maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard, tenzij een langere termijn nodig is vanwege een lopend geschil, wettelijke verplichting of andere gerechtvaardigde reden.

Rovein Agency kan op de website een calculator of vergelijkbare interactieve tool aanbieden waarmee bezoekers op basis van door henzelf ingevoerde bedrijfs- en marketinggegevens een indicatieve uitkomst kunnen ontvangen.

De uitkomst van een dergelijke calculator is uitsluitend bedoeld als indicatie en vormt geen garantie op extra aanvragen, klanten, omzet of ander resultaat.

Wanneer de calculator zonder contactgegevens kan worden gebruikt, is het verstrekken van persoonsgegevens niet noodzakelijk om de berekening uit te voeren.

Wanneer u na een berekening zelf kiest voor een kennismakingsgesprek, gratis videoadvies of andere opvolging, worden de gegevens die u daarbij verstrekt verwerkt overeenkomstig deze privacyverklaring.

Rovein Agency kan voor het inplannen van kennismakingsgesprekken gebruikmaken van Google Calendar.

Wanneer u zelf een afspraak inplant, kunnen onder meer uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen datum en tijd en andere door u ingevulde gegevens worden verwerkt.

Voor online gesprekken kan gebruik worden gemaakt van Google Meet. De gegevens die nodig zijn voor het organiseren en uitvoeren van de afspraak kunnen daarbij door Google worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke voorwaarden en privacydocumentatie van Google.

Gegevens die onderdeel zijn van een klant- of projectdossier worden bewaard zolang dit nodig is voor uitvoering van de overeenkomst, dienstverlening, nazorg, bewijs van afspraken en eventuele juridische aanspraken. Financiële basisgegevens, facturen en andere gegevens die onder wettelijke fiscale bewaarplichten vallen, worden gedurende de daarvoor geldende wettelijke termijn bewaard.

Niet-fiscale projectinformatie wordt niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk. Rovein Agency beoordeelt periodiek of gegevens nog noodzakelijk zijn en verwijdert of anonimiseert gegevens wanneer de bewaartermijn is verstreken en er geen andere grondslag voor verdere bewaring bestaat.

Rovein Agency deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de hiervoor genoemde doeleinden, voor de uitvoering van een opdracht of wanneer de wet dit vereist.

Afhankelijk van de gebruikte dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door bijvoorbeeld:

• Lovable of andere technische leveranciers voor de website en technische infrastructuur;
• STRATO voor domein- en aanverwante technische diensten;
• Google, waaronder Google Workspace, Gmail, Google Calendar, Google Meet, Google Analytics en Google Search Console, voor zover deze diensten daadwerkelijk worden gebruikt;

• Meta en WhatsApp, wanneer deze diensten worden gebruikt voor communicatie, advertenties, analyse of opvolging en daarvoor een geldige grondslag bestaat;

• hostingproviders, cloudleveranciers, ontwikkelaars, automatiseringsplatforms en andere gespecialiseerde dienstverleners die voor de bedrijfsvoering of uitvoering van een opdracht nodig zijn;

• boekhoud- en administratiesoftware en financiële dienstverleners;
• betaalproviders zoals Stripe, wanneer Rovein Agency deze dienstverlening activeert;
• banken, accountants, adviseurs, incassopartijen of bevoegde overheidsinstanties wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Met partijen die persoonsgegevens namens Rovein Agency verwerken worden waar nodig passende afspraken gemaakt.

Wanneer u rechtstreeks een overeenkomst aangaat met een externe partij, kan deze partij voor haar eigen verwerking zelfstandig verantwoordelijk zijn.

Sommige technologie-, marketing-, AI- en cloudleveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of vanuit andere landen toegankelijk maken.

Rovein Agency gebruikt waar nodig leveranciers die passende mechanismen voor internationale doorgifte toepassen, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, en neemt waar passend aanvullende maatregelen.

Rovein Agency kan noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website technisch te laten functioneren, beveiliging te bieden en voorkeuren te onthouden.

Voor cookies en andere technieken die niet noodzakelijk zijn en waarvoor toestemming vereist is, wordt vooraf om een geldige keuze gevraagd.

Wanneer bijvoorbeeld Google Analytics, Meta Pixel of andere niet-noodzakelijke analyse- of marketingtechnologie wordt geactiveerd, wordt deze gebruikt overeenkomstig de toepasselijke toestemmingskeuzes en wettelijke vereisten.

Bezoekers moeten niet-noodzakelijke tracking kunnen weigeren zonder dat normaal gebruik van de website daardoor onnodig wordt geblokkeerd.

Wanneer op de website een cookie- of consentmechanisme actief is, kunt u daarmee uw voorkeuren bekijken en waar mogelijk wijzigen.

De actuele cookie-informatie op rovein.nl is leidend voor de technologie die op dat moment daadwerkelijk wordt gebruikt.

Wanneer u uw telefoonnummer, mobiele nummer of e-mailadres aan Rovein Agency verstrekt, kunnen deze gegevens worden gebruikt om contact met u op te nemen over uw aanvraag, afspraak, dienstverlening of bestaande zakelijke relatie wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Rovein Agency kan WhatsApp gebruiken voor zakelijke communicatie en opvolging.

Het verstrekken van een mobiel nummer via een formulier betekent niet automatisch dat dit nummer onbeperkt voor marketingdoeleinden mag worden gebruikt. Wanneer voor specifieke marketingcommunicatie via WhatsApp, e-mail of andere elektronische kanalen toestemming vereist is, zal Rovein Agency daarvoor waar nodig afzonderlijk toestemming vragen.

U kunt bezwaar maken tegen commerciële communicatie of een eerder gegeven toestemming intrekken.

Rovein Agency maakt bij bepaalde werkzaamheden gebruik van AI-technologie en kan AI inzetten voor onder meer onderzoek, analyse, content, automatisering, marketing en ondersteuning van de dienstverlening. Persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie worden niet zonder noodzaak aan externe AI-diensten verstrekt. Wanneer een opdracht vereist dat persoonsgegevens via een AI-dienst worden verwerkt, beoordeelt Rovein Agency welke grondslag, afspraken, beveiligingsmaatregelen en eventuele verwerkersovereenkomst daarvoor nodig zijn.

Rovein Agency gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor websitebezoekers of zakelijke contacten rechtsgevolgen heeft of hen anderszins in aanmerkelijke mate treft, tenzij dit in een specifieke situatie uitdrukkelijk is overeengekomen en juridisch is toegestaan.

Rovein Agency neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en misbruik.

Afhankelijk van de gebruikte systemen kunnen deze maatregelen onder andere bestaan uit:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperking;
• zorgvuldig beheer van accounts en toegangsrechten;
• beveiliging van formulieren;
• spam- en misbruikpreventie;
• passende beveiligingsinstellingen bij gebruikte cloud- en softwareleveranciers.

Geen enkel digitaal systeem kan volledig risicovrij worden gemaakt. Indien zich een beveiligingsincident voordoet, onderzoekt Rovein Agency de gevolgen en worden waar nodig passende maatregelen genomen en wettelijke meldplichten nageleefd.

Voor zover de AVG van toepassing is, kunt u afhankelijk van de omstandigheden gebruikmaken van onder meer de volgende rechten:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• rectificatie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van gegevens wanneer dit recht van toepassing is;
• intrekking van toestemming voor toekomstige verwerking.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@rovein.nl.

Rovein Agency kan aanvullende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs nodig is om uw identiteit vast te stellen. Er wordt niet om meer identificatie-informatie gevraagd dan noodzakelijk.

Als u vindt dat Rovein Agency niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u eerst contact opnemen via info@rovein.nl, zodat de situatie kan worden onderzocht.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De website en dienstverlening van Rovein Agency zijn gericht op ondernemingen en zakelijke klanten en niet op kinderen.

Rovein Agency verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen via de website. Indien blijkt dat dergelijke gegevens zonder passende grondslag zijn ontvangen, worden deze waar mogelijk verwijderd.

Rovein Agency kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte technologie, bedrijfsstructuur of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt beschikbaar gesteld via rovein.nl.

Bij wezenlijke wijzigingen kan aanvullende informatie worden verstrekt.